Quel est l’essentiel à savoir sur la conservation des documents administratifs ?

Pour assurer un bon suivi de sa clientèle et sauvegarder son activité, une entreprise est dans l’obligation d’archiver le moindre de ses documents. Aujourd’hui, pour de multiples raisons, certaines sociétés optent pour l’externalisation de cet aspect. À travers ce guide, vous en apprendrez davantage sur cette pratique et plus de détails sur le délai de conservation de chaque type de documents d’entreprise. 

La conservation des documents commerciaux

Les règles de conservation des documents administratifs sont une initiative obligatoire pour toutes les sociétés et encadrés selon de nombreux préambules. Cette dernière stipule que la durée de conservation des archives administratives varie selon la nature du document. Pour en revenir à la gestion d’archives commerciales, vous avez les textes de loi sur le code du commerce, du règlement européen et de la consommation qui vous renseigne. 

Pour la sécurité, des transactions et des démarches administratives, vous aurez besoin d’une assurance, où des documents devront aussi être mis sur pied. Le document commercial sous sa version écrite qu’elle soit signé ou non par les parties, est conservable sous un délai de cinq (05) ans. La version numérique doit être accessible même après dix (10) ans. 

Les documents comptables et fiscaux

Dans cette catégorie, vous avez les bons de commande, les livres d’inventaire, le livre journal ou encore le grand livre. Chacun de ses documents doit être sauvegardé pendant une durée minimale de dix (10) ans. Cela, dès la proclamation de la fin de l’opération comptable. Notez que l’importance des documents comptables permet de justifier la valeur d’une société.

La loi sur la conservation des archives administratives exige un délai de six (06) ans pour tous les documents fiscaux. Pour la petite parenthèse, les impôts sont déterminés à partir des opérations comptables d’une entité. Les documents fiscaux comportent les informations relatives au contrat d’assurance et les bénéfices engrangés sur une période donnée.

Dans des situations assez exceptionnelles, le délai de conservation des documents comptables comme fiscaux peuvent augmenter. Il peut s’agir d’un cas de dissimulation d’heure de travail ou d’absence de déclaration.

Les documents sociaux et de gestion du personnel

Les documents sociaux concernent principalement la création et le mode de fonctionnement de la société. Il est donc important qu’il soit conservé le plus longtemps possible. Toujours selon la nature du document, le délai de conservation est compris entre cinq (05) et dix (10) ans. Retrouvez : 

•             le registre administratif

•             les statuts et associations 

•             les ordres de mouvements

•             les procès-verbaux

•             etc.

Les documents tels que les contrats de travail ou tous ceux, susceptibles de régler un litige où le concerné est un membre du personnel ne possèdent aucune limitation de conservation. Cet élément permet de déboucher sur les documents de gestion du personnel qui prend en considération, les taxes sur salaire ou encore les régimes de retraite.

Pourquoi externaliser la conservation des archives et documents administratifs ?

Les agences ou entreprises spécialisées dans la gestion et le stockage des documents administratifs d’une tierce entreprise disposent du matériel et des ressources suffisants. Ces dernières sont capables d’assurer la sécurité de vos fichiers à long terme. Aucun risque de les perdre à la suite d’un incendie ou d’un vol.